檔案整理不用從整台電腦開始，垃圾只長在固定幾個入口

我一開始以為要整理的是「整台電腦」，後來發現不用。

真正會積東西的地方就那幾個，而且非常固定：下載資料夾、雲端硬碟的根目錄、桌面。 這三個地方有一個共同點，它們本來的設計是暫存區，是東西進來的第一站，不是最後一站。

但因為沒有人規定東西什麼時候該離開，暫存區就慢慢變成了永久儲存。

我在診所看過一模一樣的事。櫃檯後面總會有一個角落堆著「等一下要處理」的東西：待歸檔的同意書、廠商送來的樣品、印錯的單子。每一樣東西放上去的時候都有理由，而且都是暫時的。半年後那個角落沒有人敢動，因為沒有人記得哪些還有用。

問題從來不是那個角落，是沒有人排一個時間把它清空。

所以我這次只動兩個地方：電腦的下載資料夾，和 Google 雲端硬碟的根目錄。其他資料夾一律不碰。範圍縮小之後，事情才有可能真的做完。

真正累的不是刪檔案，是決定哪些可以刪

我想先講清楚為什麼大家都整理不動。

刪檔案這個動作本身只要 0.5 秒。真正消耗你的是前面那一段：這個還會用到嗎？這是不是唯一一份？我上次是為了什麼下載它的？刪掉之後如果需要，找得回來嗎？

一個檔案要判斷這四件事，222 個檔案就是 888 次判斷。而且每一次判斷都帶著一點焦慮，因為刪錯是沒有辦法反悔的。所以最後我們都選同一個結論：先放著。 這不是拖延，這是人在面對不可逆決定時很合理的反應。

看懂這一點，解法就出來了。既然累的是判斷、可怕的是不可逆，那就把這兩件事拆開：

• 判斷這件事，量大、規則明確、需要比對，交給 AI 做。
• 不可逆這件事，也就是真正按下刪除，留給人做，而且只做一次。

第二句是整套方法裡我最喜歡的一句。它把「要不要刪」這個很抽象的判斷，變成一個很具體的動作：你寫得出理由嗎？寫得出，那就有把握；寫不出來，那就是還沒想清楚，先留著。

實際跑完是這樣的。AI 把 2.9 GB 移進待刪除資料夾，附了一份清單告訴我為什麼；我花了大概三分鐘掃過那份清單，只在一項上停下來想了一下；然後整個資料夾拖進垃圾桶。888 次判斷變成 1 次確認。

五種一眼可判的垃圾，先清這些就好

這次清出來的 2.9 GB 裡，九成集中在五種東西。你不需要一開始就有完整的分類哲學，先把這五種找出來，空間就回來一大半了。

安裝檔是最誇張的一項。我的下載資料夾裡有四份 Chrome、兩份 Notion，加起來 1.8 GB，就因為每次換裝置或重灌就重下一次，下完裝完就沒再看過它。這一類永遠不需要留，它是最快、最沒有心理負擔的一刀。

至於「平台資料匯出」那一類，我把它留到最後才決定。因為它是這次唯一一項需要多想一秒的東西，那兩包是我的粉專和 IG 資料備份，理論上隨時可以重匯，但如果那是我唯一的備份，刪掉就真的沒了。AI 在清單上用一個警告標記把它單獨拉出來，這正是我要的：不要幫我決定，但要提醒我這裡需要決定。

比占空間更危險的，是同一份文件有兩個版本

前面講的都是空間問題。但這次整理真正讓我背後涼一下的，不是那 1.8 GB。

是我在下載資料夾裡同時看到了「櫃台日常 SOP v2」和「櫃台日常 SOP v3」。

在診所我們不會允許這種事。同一份診療規範不會有兩份最新版掛在牆上，舊版一定會被撕下來。可是同一個人回到自己的電腦前，就允許同一份 SOP 有三個版本躺在同一個資料夾裡，因為「反正我知道哪個是新的」。

你不會知道的。三個月後你就不知道了。

這條其實就是前一篇〈醫師 AI 工作流手冊〉裡「一條規則只有一個家」的實體版。當時講的是 AI 的記憶檔案，現在發現對紙本、對 PDF、對你電腦裡的每一份 SOP 都成立。同一個邏輯，換一個場地而已。

所以這次的待刪除清單裡，我特別要求 AI 把「舊版被取代」單獨列成一類，並且在清單上寫清楚：這份是 v2，雲端已經有 v3。看到那一行的時候我才真的鬆一口氣，不是因為省了空間，是因為那顆地雷被拆掉了。

要留的東西，用固定的九個抽屜收好

清完之後剩下 342 MB。這些是真的要留的，但如果就這樣散在下載資料夾裡，三個月後會回到原點。

所以第二步是分類。我用的分類是這九個：

分類本身沒有什麼玄機，你可以照自己的工作換掉一半。但有兩個設計是刻意的，我想特別講。

一、「06 照片待歸檔」這個名字裡有「待歸檔」三個字

因為照片是最難判斷的一類，AI 認不出來、我也常常認不出來。與其逼自己現在決定，不如給它一個誠實的名字，承認這一格還沒處理完。不確定的東西要有地方住，不然它就會賴在客廳。

二、分類名稱一旦定了就不要再改

我在給 AI 的指令裡寫了一句「下次沿用，不要重新命名分類」。因為整理最大的隱形成本不是搬檔案，是每次都要重新想一套分類，想的時候很有創意，三個月後你會發現同一種東西散在三個名字不同的資料夾裡。固定的分類會越用越準，每次重想的分類永遠停在第一次。

可直接複製：AI 檔案整理指令＋待刪除清單格式

一次性的大掃除沒有意義。今天清空，三個月後一樣塞滿，唯一的差別是你多累了一個下午。

所以最後一步，我把整套檔案整理流程寫成一份給 AI 的固定指令，存起來。下次我只要說「該整理檔案了」，它就會照同一套規矩跑一遍：一樣的範圍、一樣的判準、一樣的分類名稱、一樣只搬不刪、一樣附一份寫著理由的清單。

這份指令你可以直接複製去用。第一次跑之前，把裡面的分類換成你自己的。

幫我做一次檔案大掃除，範圍只限：下載資料夾。其他資料夾不要碰。

鐵則（不可違反）：
1. 你只能搬，不能刪。要清掉的檔案一律移進「_待刪除_（今天日期）」資料夾。
2. 不確定用途的檔案不要放進待刪除，另外放「待歸檔」。
3. 每一個放進待刪除的檔案，都要寫出「為什麼可以刪」或「正本在哪」。
   寫不出理由的，就不要放進去。
4. 重複檔要用檔案內容比對（hash），不要只看檔名判斷。
5. 系統檔（.DS_Store 這類）不要動。
6. 搬移時不要覆蓋同名檔案。

待刪除資料夾裡再分小類：
安裝檔／重複檔／舊版被取代／正本在別處／過時舊檔／空資料夾。

要留的檔案依下面的分類歸位，分類名稱固定，以後每次都沿用不要改：
（在這裡貼上你自己的分類清單）

做完給我三件事：
· 清了多少空間、剩多少
· 待刪除資料夾的完整路徑
· 有哪幾項需要我自己判斷（通常是備份類），單獨標出來

第二份是清單的格式。這份是給 AI 產出用的，也是整套方法的安全線所在，清單寫不出來，就代表這次整理還不能交付。

# 待刪除清單（日期）

總計 ___ GB。確認後整包丟垃圾桶即可。

## 安裝檔
| 檔案 | 為什麼可以刪 |
|---|---|
| ______ | ______ |

## 重複檔
| 檔案 | 保留的那一份在哪 |
|---|---|
| ______ | ______ |

## 舊版被取代
| 檔案 | 現行版本是哪一版、在哪 |
|---|---|
| ______ | ______ |

## ⚠️ 需要你自己判斷的
- ______：為什麼需要你決定 ______

## 沒有動的東西
- ______：為什麼留下來 ______

最後那一段「沒有動的東西」不要省略。它讓你知道 AI 的判斷邊界在哪裡，也讓你下次知道該補哪一條規則。一份只講「我刪了什麼」的報告是不完整的，你還要知道它為什麼放過某些東西。

順帶一提：雲端的檔案要多小心一點

同一套方法我也跑了 Google 雲端硬碟，但那邊我加了一條額外的規矩。

雲端硬碟裡的 Google 文件、試算表、表單，在電腦上看起來只是一個很小的檔案，實際上它不是捷徑，它就是那份文件本體。刪掉它，那份 Google 文件就真的不見了。

所以雲端這一輪，我只讓 AI 清「確定是廢的」：重複的版本、檔名本身是一段對話提示詞的殘骸、三年以上的舊網站封存。所有內容資產，文案、長文、同意書、SOP，一律不動，即使它們散在根目錄很亂。

第一次做檔案整理，做這三件事就好

不要想一次到位。第一次，三件事：

第一，只挑一個地方

下載資料夾就好，不要碰桌面、不要碰文件夾、不要碰雲端。範圍越小，越有可能真的做完，而做完一次的體驗會決定你有沒有第二次。

第二，先只清五種一眼可判的垃圾

安裝檔、平台匯出、完全重複檔、雲端已有正本、三年以上的舊檔。這五種不需要動腦，空間卻回來最多。剩下那些需要判斷的，全部先丟進「待歸檔」，這一輪不處理。

第三，把指令存起來，並且排下一次

這一步最容易被跳過，也最決定成敗。指令存好，下次不用重想；時間排好，暫存區才有清空的節奏。我自己抓一季一次，你可以照自己的產出速度調整，判斷的標準不是月份，是「你上次點開下載資料夾有沒有滑不完」。

做完這三件事，你就有了一套可以重複的東西。它不會讓你的電腦永遠乾淨，但它會讓「亂」變成一件有期限的事。

而我後來發現，這件事真正還給我的其實不是硬碟空間。是我點開下載資料夾的時候，不會再有那種「這裡面一定有什麼我忘記的東西」的感覺。

那種感覺比 3 GB 重多了。

常見問題 FAQ