把 AI 養成一支團隊：中醫師的 AI 記憶系統

這是我跟 AI 直接玩兩週的收穫，未來應該還會持續優化，先把現階段的做法分享給同樣在摸索的你。

常有同業私訊問我：「學姊，你一個人又要看診、又要顧兩間診所、還要經營原生顏的內容，到底怎麼有辦法把這麼多東西都接得住，要用的時候又調得出來？」這篇就是我的完整做法，照著走，你也能蓋出自己的一套。

1. 先懂一個觀念：記憶是養出來的

AI 會不會記得你，關鍵從來不在它夠不夠聰明，在於你有沒有替它設計一套「記得你」的方式。它每開一次新對話，記憶就會歸零，預設什麼都不留。所以「記憶」這件事是養出來的，得你自己一磚一瓦把它蓋起來。

2. 系統總覽：把 AI 當一間公司

我蓋這套系統的方法，是把 AI 當成一間要經營的公司，而非一個隨叫隨用的工具。

這間公司，我拆成四個部門：

• 員工手冊：讓每隻 AI 一上工就懂你
• 中央檔案室：討論完的東西有地方住、找得回來
• 一個蘿蔔一個坑：不同任務交給不同 AI，各司其職
• 會自己跑的部門：例行庶務自動完成

3. 四個部門，怎麼一個一個建起來

部門一・員工手冊

為什麼：很多人覺得 AI 寫出來的東西很罐頭、不像自己，問題通常就出在沒有這份手冊。手冊寫得越清楚，AI 就越像你，也越不會踩到醫療法規的線。

怎麼做：

1. 開一份固定文件（檔名建議統一，例如 關於我.md 或 CLAUDE.md），放在你的 AI 工作資料夾。
2. 寫四件事就好：我是誰、我的專業立場、我的紅線、我說話的風格。
3. 請 AI 每次開工先讀這份（在工具的全域指令或開場交代一句即可）。

部門二・中央檔案室

為什麼：討論完別關掉視窗就算了，那等於把剛長出來的知識丟掉。一間公司能不斷累積，靠的就是它有一間檔案室。

怎麼做：

1. 選一個固定的歸檔地方，我自己是用 Notion（結構化、可分類、手機也能看）。
2. 跟 AI 討論出有價值的結論後，請它直接整理成筆記、存進對應分類。
3. 建議分類用你的身分切：臨床、診所經營、內容、課程、投資等，之後好找。

部門三・一個蘿蔔一個坑

為什麼：這跟經營診所一樣，你不會讓櫃檯去開藥，開藥是醫師的事。分工清楚，每一隻才會專業，也才管得動。

怎麼做：把常做的事拆成幾個固定角色，各自給一份專屬指令。例如：

• 寫衛教文的
• 整理診所 SOP 的
• 幫你做決策、列風險的
• 把上課逐字稿整理成筆記的

部門四・會自己跑的部門

為什麼：有些事每天每週都要做，根本不用每次開口。

怎麼做：用工具的排程功能，設一兩個自動任務先跑起來。我自己常用的是：

• 每天早上自動整理「今日重點」（行事曆＋待辦＋信箱摘要）
• 每週自動覆盤「這週做了什麼、哪些沒完成」

設定好之後，我一睜眼，東西就在桌上了。

4. 核心原則：需要時才調用

做法上的小技巧：在檔案室放一份「目錄」，標明哪個主題收在哪裡。AI 要找東西時先看目錄，而不是把整座圖書館重翻一遍。

5. 跨裝置設定（兩台電腦＋手機）

如果你跟我一樣不只一台電腦，這裡有一層分工要先想清楚：

• 固定的檔案（員工手冊、SOP、成品）放 Google Drive，讓電腦自動同步。
• 會一直改、手機也要隨時看的活記憶放 Notion。

一句話分清楚：Drive 管「同一份檔案每台都有、而且讀得快」；Notion 管「會動的知識，電腦手機永遠同一份、還能查」。把這兩條分開，系統才不會在不同機器之間打架。

讓讀檔變快的設定（每台電腦各做一次）：

1. 打開 Finder，找到雲端硬碟裡的工作資料夾。
2. 對著資料夾按右鍵（或按住 Control 點一下）。
3. 選單裡找到「Google Drive」，展開小選單。
4. 點「可離線存取 / Available offline」打勾。
5. 等它把資料夾下載到本機（圖示從雲朵變成綠勾），就完成了。

6. 從零開始：三階段起步路徑

不要想著一次到位，會做不完。照這個順序長就好：

1. 第一階段（一小時）：寫好員工手冊，開始把討論結論存進一個固定地方。光這一步，你就會明顯感覺 AI 開始認識你。
2. 第二階段（幾週後）：把檔案室分好類、加一份目錄；開始拆出兩三個固定的 AI 角色。
3. 第三階段（成熟後）：加上自動排程、跨裝置分工，定期回頭整理檔案室、補上缺的連結。

7. 員工手冊範本（可複製）

直接拿去改成你的版本：

# 關於我（AI 員工手冊）

## 我是誰
- 姓名／專科／執業場域：
- 我的身分（兩三個）：例如 診所經營者、內容創作者

## 我的專業立場
- 我相信什麼：例如 自然取向、由內而外、長期保養
- 我反對什麼：例如 誇大療效、速成填充

## 紅線（絕對不可）
- 病患個資（姓名／病歷號／身分證）不進對話、不上雲
- 不誇大、不保證療效；醫療內容不確定就標註，不杜撰
- 廣告法禁用字不出現

## 我說話的風格
- 語氣：例如 專業但不艱澀、溫暖、有陪伴感
- 慣用詞：
- 不用的詞：

## 我的工具與內容放哪
- 結構化筆記：Notion（分類：臨床／經營／內容／課程…）
- 固定檔案：Google Drive 工作資料夾
- 官網／社群帳號：

## 進行中的事
- 連到專案資料夾或清單

8. 自我檢核清單

9. 常見誤區 FAQ

Q：我已經用 Notion，要重做嗎？

不用。把連接器接上、讓 AI 讀得到就好，再補一份員工手冊，告訴它你的 Notion 有哪些分類、東西在哪。

Q：資料越多，AI 會不會反而找不到？

會。所以要有一份「目錄」，平常只讀該讀的那一份，需要才往下調，而不是每次全翻。

Q：一定要做得很完整才開始嗎？

不用。光是把員工手冊寫好，就很有感了。先求有，再求好。

Q：個資怎麼辦？

病患個資絕對不進 AI、不上雲，這條沒有例外。手冊裡要白紙黑字寫清楚，當成第一道防線。